Datenschutzerklärung Lieferkettenschutzgesetz

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

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und
PKF WMS Tax & Legal GmbH & Co. KG,
Martinsburg 15 49078 Osnabrück
E-Mail: info@pkf-wms.de
Die beiden Stellen verarbeiten die im Zusammenhang mit dem Hinweisgebersystem erhobenen personenbezogenen Daten in gemeinsamer Verantwortung gemäß Art. 26 DSGVO.




2. Kategorien betroffener Personen

Das Hinweisgebersystem ermöglicht es Person, einen Missstand in dem verantwortlichen Unternehmen zu melden, ebenfalls das mögliche Fehlverhalten einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters. Der gemeldete Sachverhalt kann Informationen über vom Fehlverhalten betroffene und andere Personen enthalten. Es werden daher drei Kategorien betroffener Personen verarbeitet: (a) Hinweisgeber, d.h. die meldenden Personen; (b) Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in dem jeweiligen verantwortlichen Unternehmen, die mit Ihren Verhalten möglicherweise gegen Regeln verstoßen haben; (c) weitere Personen im Zusammenhang mit dem gemeldeten Sachverhalt.




3. Kategorien verarbeiteter Daten und Zwecke ihrer Verarbeitung

Im Rahmen des Hinweisgebersystems werden die folgenden Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet:
Hinweisgeber: Umstände der Meldung (z.B. Zeitpunkt), ggf. Identität (z.B. Name) und ggf. Kontaktdaten (z.B. E-Mail-Adresse). Die Meldung, einschließlich der darin evtl. enthaltenen Informationen über den Hinweisgeber werden zum Zweck der Ermittlung des Sachverhalts, Klärung der Vorwürfe und der evtl. Abstellung von Fehlverhalten verarbeitet. Wenn Hinweisgeber ihre Identität angegeben, dann wird sie ebenfalls zur Ermittlung des Sachverhalts und Klärung der Vorwürfe verwendet, soweit das erforderlich Ihre ebenfalls freiwillig angegebenen Kontaktdaten dienen der Information über den aktuellen Stand der Bearbeitung.
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: Identität (z.B. Name), Angaben zur Beschäftigung (z.B. Tätigkeitsbereich), mögliches Fehlverhalten und entsprechender Sachverhalt. Die Daten dienen der Ermittlung des Sachverhalts, Klärung der Vorwürfe und der evtl. Abstellung von (b) Weitere Personen im Zusammenhang mit dem gemeldeten Sachverhalt: Identität (z.B. Name) und weitere Informationen, die sich aus dem Gegenstand der konkreten Meldung ergeben. Diese Daten dienen ebenfalls der Ermittlung des Sachverhalts und Klärung der Vorwürfe.




4. Quelle der personenbezogenen Daten

Die im Zusammenhang mit einer Meldung verarbeiteten Daten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (b) und der weiteren Personen (c) stammen aus der Meldung des Hinweisgebers. Abhängig vom Einzelfall kann das verantwortliche Unternehmen für die Ermittlung des Sachverhalts und Klärung der Vorwürfe weitere Quellen einschließlich öffentlich zugänglicher Quellen heranziehen.




5. Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung

Hinweisgeber: Die personenbezogenen Daten der Hinweisgeber werden mit ihrer widerruflichen Einwilligung verarbeitet (Art. 6 1 lit. a DSGVO).
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: Ihre Daten werden auf der Grundlage des überwiegend berechtigten Interesses der verantwortlichen Unternehmen verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Das berechtigte Interesse liegt in der Bekämpfung von unter anderem Korruption, Interessenkonflikten, sexualisierter Gewalt, Verstößen gegen Wettbewerbsrecht, Arbeitsschutz, Datenschutz und andere Geheimhaltungspflichten. Die Daten werden zur Aufdeckung von Straftaten verarbeitet, wenn die Meldung tatsächliche Anhaltspunkte enthält, die den Verdacht begründen, dass eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter eine Straftat begangen hat, die Verarbeitung zur Aufdeckung erforderlich ist und das schutzwürdige Interesse der Betroffenen nicht überwiegt (§ 26 Abs. 2 BDSG; Art. 6 Abs. 1 DSGVO).
Weitere Personen im Zusammenhang mit dem gemeldeten Sachverhalt: Ihre Daten werden auf der Grundlage desselben überwiegend berechtigten Interesses der verantwortlichen Unternehmen wie bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).




6. Aufbewahrung und Löschung der Daten

Personenbezogene Daten aus offensichtlich grundlos abgegebenen Meldungen werden unverzüglich gelöscht. In den begründeten Fällen werden sie für die Dauer der Beurteilung des Hinweises zu den gesetzlichen Fristen gespeichert. Wenn ein Fehlverhalten festgestellt wurde, dann werden die Daten für die Dauer der disziplinarischen oder gerichtlichen Maßnahmen und dem Ablauf von Rechtsbehelfsfristen aufbewahrt.




7. Datenübermittlungen an Dritte

Soweit es im Einzelfall zur Aufklärung des Sachverhalts erforderlich ist, leitet der Verantwortliche im jeweils erforderlichen Umgang personenbezogene Daten an Dritte weiter. Bei den Empfängern kann es sich um externe Rechtsberater, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Mediziner und andere Sachverständige handeln. Soweit sie nicht bereits einer eigenen beruflichen Geheimhaltungspflicht unterliegen, werden sie vom Verantwortlichen vorher zur Vertraulichkeit verpflichtet. Die Rechtsgrundlage für die Datenübermittlung ist das in Nr. 5 genannte berechtigte Interesse des verantwortlichen Unternehmens.




8. Rechte der betroffenen Personen

Die Betroffenen haben das Recht auf Auskunft seitens des Verantwortlichen über ihre personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), auf Löschung (Art. 17 DSGVO), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Weiterhin können Hinweisgeber die Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO), und beschuldigte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie die weiteren im Zusammenhang mit dem gemeldeten Sachverhalt betroffenen Personen Widerspruch gegen die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einlegen (Art. 21 DSGVO). Die Rechte können schriftlich oder per E-Mail gegenüber dem Verantwortlichen geltend gemacht werden.
Die Rechte können im Einzelfall dadurch eingeschränkt sein, dass die Identität von Hinweisgebern zu schützen ist oder das Recht des Verantwortlichen zur Aufklärung des Sachverhalts, der Sicherung von Beweisen und der Abstellung von Fehlverhalten vorgeht. Darüber hinaus kann die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen unserer Organisation oder möglicherweise geschädigter Dritter dienen, wodurch die oben genannten Rechte eingeschränkt sein können.
Betroffene Personen können die Rechte gegenüber beiden Verantwortlichegeltend machen. Das Recht auf Auskunft wird von der PKF WMS Tax & Legal GmbH & Co. KG erfüllt.




9. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

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10. Datenschutzbeauftragter

Die Betroffenen können sich mit ihren Fragen oder Beschwerden zur Datenverarbeitung auch an den zuständigen Datenschutzbeauftragten der PKF WMS Tax & Legal GmbH & Co. KG wenden:
Fa. microPLAN IT-Systemhaus GmbH
Spatzenweg 2
48282 Emsdetten
Tel: +49 2572 936577
Mail: Datenschutz@microplan.de